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NOS RÉFÉRENCES

MISE EN PLACE D'UNE DÉMARCHE LEAN DANS UN SERVICE DRG D'UN HÔPITAL DE 1500 SALARIÉS

L’EPSM est un hôpital employant 1500 personnes environ. A la suite d’une réorganisation du service, de l’intégration de nouveaux outils informatiques (logiciel RH), de la prise en compte des évolutions du cadre législatif, la Direction a contacté TRI-ACTIONS pour aider à retrouver une performance opérationnelle et à intégrer l’autonomisation croissante des pôles dans son fonctionnement.
TRI-ACTIONS a utilisé les principes fondamentaux du LEAN comme fil conducteur de sa démarche.

MISSION
  • Repositionner les actions de ce département par rapport aux demandes des pôles utilisateurs dans le cadre des contrats d’autonomie
  • Optimiser la chaine de valeurs pour valoriser la valeur ajoutée des actions, en accord avec les nouveaux besoins des pôles
  • Améliorer l’efficacité collective en adaptant les processus de traitement aux nouveaux outils informatiques et en fiabilisant les données et les requêtes.
ACTIONS RÉALISÉES

Vis-à-vis des pôles 

  • Identification de pôles pilotes pour redéfinir leurs attentes, leurs objectifs et les performances attendues
  • Optimisation de certains processus (remplacement personnel – depuis l’expression du besoin à la signature du contrat, évaluation des agents, plan de formation…)
  • Redéfinition des procédures et mise en place d’indicateurs de pilotage et de performances

Internes au service 

  • Entretiens individuels avec les agents pour libérer la parole et identifier les points bloquants
  • Modélisation des principaux processus, mesure de la performance
  • Optimisation des processus en supprimant les MUDA
  • Planification type de certains projets récurrents (plan de formation par exemple) pour accroitre la maitrise des projets
  • Mise en place d’une délégation de signatures pour optimiser le lead time des traitements
  • Mise en place d’outils de pilotage afin de mesurer la performance des processus et pouvoir initialiser une démarche d’amélioration continue

Outils informatiques

  • Analyse des fichiers complémentaires EXCEL, qui ont été mis en place pour pallier aux insuffisances du logiciel RH. Suppression de 50% de ces fichiers par la modification des pratiques des agents
  • Formalisation d’un plan d’actions avec le fournisseur du logiciel RH et la Direction SI de l’hôpital afin de fiabiliser les délais d’intervention.
  • Analyse de nouveaux outils informatiques pour simplifier le traitement administratif de certains processus : GESTFORM, ONENOTE,
  • Formalisation d’un planning de déploiement sur 12 à 15 mois.
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