NOS RÉFÉRENCES
MISE EN PLACE D'UNE DÉMARCHE LEAN DANS UN SERVICE DRG D'UN HÔPITAL DE 1500 SALARIÉS
L’EPSM est un hôpital employant 1500 personnes environ. A la suite d’une réorganisation du service, de l’intégration de nouveaux outils informatiques (logiciel RH), de la prise en compte des évolutions du cadre législatif, la Direction a contacté TRI-ACTIONS pour aider à retrouver une performance opérationnelle et à intégrer l’autonomisation croissante des pôles dans son fonctionnement.
TRI-ACTIONS a utilisé les principes fondamentaux du LEAN comme fil conducteur de sa démarche.
MISSION
- Repositionner les actions de ce département par rapport aux demandes des pôles utilisateurs dans le cadre des contrats d’autonomie
- Optimiser la chaine de valeurs pour valoriser la valeur ajoutée des actions, en accord avec les nouveaux besoins des pôles
- Améliorer l’efficacité collective en adaptant les processus de traitement aux nouveaux outils informatiques et en fiabilisant les données et les requêtes.
ACTIONS RÉALISÉES
Vis-à-vis des pôles
- Identification de pôles pilotes pour redéfinir leurs attentes, leurs objectifs et les performances attendues
- Optimisation de certains processus (remplacement personnel – depuis l’expression du besoin à la signature du contrat, évaluation des agents, plan de formation…)
- Redéfinition des procédures et mise en place d’indicateurs de pilotage et de performances
Internes au service
- Entretiens individuels avec les agents pour libérer la parole et identifier les points bloquants
- Modélisation des principaux processus, mesure de la performance
- Optimisation des processus en supprimant les MUDA
- Planification type de certains projets récurrents (plan de formation par exemple) pour accroitre la maitrise des projets
- Mise en place d’une délégation de signatures pour optimiser le lead time des traitements
- Mise en place d’outils de pilotage afin de mesurer la performance des processus et pouvoir initialiser une démarche d’amélioration continue
Outils informatiques
- Analyse des fichiers complémentaires EXCEL, qui ont été mis en place pour pallier aux insuffisances du logiciel RH. Suppression de 50% de ces fichiers par la modification des pratiques des agents
- Formalisation d’un plan d’actions avec le fournisseur du logiciel RH et la Direction SI de l’hôpital afin de fiabiliser les délais d’intervention.
- Analyse de nouveaux outils informatiques pour simplifier le traitement administratif de certains processus : GESTFORM, ONENOTE,
- Formalisation d’un planning de déploiement sur 12 à 15 mois.
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